Cuándo emitir una factura proforma en lugar de una factura ordinaria
La factura proforma es un documento informativo previo que reproduce exactamente los conceptos, precios, impuestos y condiciones de pago que tendrá la futura factura definitiva, pero carece por completo de validez fiscal y contable. Por este motivo no debe llevar la numeración correlativa de tu serie de facturación oficial ni declararse en los modelos trimestrales de IVA (Modelo 303) o IRPF.
Es la herramienta habitual cuando un cliente solicita un documento formal para aprobar una transferencia anticipada, tramitar una subvención pública, solicitar financiación bancaria o declarar el valor de una mercancía en envíos internacionales o aduanas (Canarias, Ceuta, Melilla o exportación).
Diferencias clave entre factura proforma y factura definitiva
Debe quedar inequívocamente identificada en cabecera como PROFORMA para no duplicar ingresos ante Hacienda.
El cliente no puede utilizar una proforma para deducirse el IVA soportado; necesitará la factura ordinaria tras el pago o entrega.
Usa un prefijo propio (por ejemplo, PRO-2026-001) totalmente separado de tu serie de facturas definitivas (FAC).
Una vez recibida la transferencia en tu IBAN, cambia el selector superior a FACTURA para generar el documento fiscal definitivo.
Flujo habitual con factura proforma para pedido con anticipo
Un proveedor solicita el pago previo de un suministro valorado en 2.000,00 € de base imponible con IVA general del 21%: